E-Mails sind elektronische Nachrichten, die über Webmail-Dienste oder spezielle E-Mail-Programme verschickt werden. Auf mobilen Geräten sind in der Regel kostenlose Apps in den App-Stores verfügbar.

Neben den kostenfreien Webmail-Dienste, wie GMX, WEB.DE, Gmail oder t-online, gibt es datensparsame Dienste wie Posteo oder mailbox.org.
Bei der Einrichtung eines Webmail-Dienstes sollten nur die nötigsten persönlichen Daten eingegeben werden. Die Oberfläche der Webmail-Dienste ist meist ähnlich aufgebaut und gliedert sich in: Ordnerstruktur auf der linken Seite (z.B. Ordner Posteingang, Gesendet, Papierkorb), eingegangene Mails auf der rechten Seite oder in der Mitte. Es empfiehlt sich eigene Ordner anzulegen, z.B. „Mitglieder“, in die die entsprechenden Mails verschoben werden können.

E-Mail-Postfächer haben einen begrenzten Speicher. Ist die Speichergrenze erreicht, können keine neuen E-Mails empfangen werden, deshalb sollten regelmäßig nicht mehr benötigte E-Mails gelöscht werden.

Webmail-Dienste haben gegenüber E-Mail-Programmen den Vorteil, dass auf sie von jedem Computer mit Internetverbindung, mit jedem Browser zugegriffen werden kann. Der Nachteil ist, dass sie oft weniger Funktionen haben als E-Mail-Programme und ohne Internetverbindung nicht auf die Mails zugegriffen werden kann.

Weit verbreitete E-Mail-Programme sind Apple Mail, Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird.
Egal, welche Variante genutzt wird, das jeweilige Programm sollte mit einem starken Passwort geschützt werden.

Eine E-Mail kann über drei Felder verschickt werden: An (Hauptempfänger), CC (=“carbon copy“, zur Kenntnis), BCC (=“blind carbon copy“, diese Empfänger sind für andere nicht sichtbar). Größere Rundmails sollten über BCC verschickt werden, damit die Empfänger*innenliste anonym bleibt.

E-Mail-Adressen zählen zu den personenbezogenen Daten und dürfen deswegen gemäß DS-GVO nicht ohne Einverständnis weitergegeben werden. Die E-Mail-Adresse, die den Klarnamen (z.B. Berta.Modell@mail.de) enthält, sollte nicht auf öffentlichen Plattformen oder für Newsletter, Bestellungen etc. genutzt werden. Die Anbieter verkaufen die E-Mail-Adressen an Werbetreibende, damit diese Werbung versenden können.
Es ist deshalb ratsam, sich eine zweite, anonymisierte Mailadresse anzulegen (z.B. B.mod@mail.de).

E-Mails sind mit einer Postkarte vergleichbar, die bei der Übertragung von jedem gelesen werden kann, deshalb sollte verschlüsselt kommuniziert werden. Es gibt zwei Arten von Verschlüsselungen: Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Transportverschlüsselung:
Die E-Mail ist auf dem Weg zwischen Sender*in und Empfänger*in verschlüsselt, jedoch nicht auf dem Server der E-Mail-Dienste.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung:
Aufgrund der Art der Verschlüsselung, können nur Sender*in und Empfänger*in die E-Mail lesen.

Einige E-Mail-Dienste (GMX, WEB.DE) bieten mit ihrer Software De-Mail eine Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Dort führt ein Assistent durch den durch den Einrichtungsprozess.

Für die Ende-zu-Ende Verschlüsselung wird eine eigene Software benötigt. Die Software basiert in der Regel auf dem Verschlüsselungsstandard PGP (Pretty Good Privacy) oder S/MIME (Secure Multipurpose Internet Mail Extension).
Um per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung miteinander zu kommunizieren, ist es notwendig, den gleichen Verschlüsselungsstandard zu verwenden. Beide Standards verwenden einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel. Den öffentlichen Schlüssel erhalten die Kommunikationspartner*innen, mit ihm wird die E-Mail versandt. Der private Schlüssel darf nicht geteilt werden, er dient der Entschlüsselung der Kommunikation.

 

Unter den Anbietern von Verschlüsselungssoftware gibt es Open-Source-Programme. Einige werden hier beispielhaft angeführt:

Enigmail
Diese Software steht den Nutzenden des E-Mail Dienstes Mozilla Thunderbird zur Verfügung.

Gpg4win
Mit dieser Software können unter Windows E-Mails und Dateien verschlüsselt werden. Das Handbuch von Gpg4win führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

TruPax
Die Software verschlüsselt einzelne Order oder Dateien für den Versand per E-Mail.

7zip
7-zip ist ein Programm zur Datenkomprimierung, das auch Dokumente verschlüsseln kann.

Quellen:
Digitale Nachbarschaft

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik