Digitale Treffen

Digitale Gruppentreffen können gut mit Hilfe von Videokonferenzsoftware durchgeführt werden. Der Termin des Treffens muss festgelegt werden. Der Zugang zu dem digitalen Raum muss denjenigen zur Kenntnis gegeben werden, die sich beteiligen sollen (z.B. Zugangslink per E-Mail schicken). Im Vorfeld sollten zudem auch schon die Hinweise/Regeln/Absprachen zu Datenschutz und Vertraulichkeit mitgeschickt werden.

Wenn die Beteiligten noch unsicher in der Durchführung von Videokonferenzen sind, empfiehlt es sich ein Vorab-Probetreffen durchzuführen, bei dem eventuelle technische Schwierigkeiten behoben werden können.

Der Zugang zu einem digitalen Gruppenraum erfolgt in der Regel über einen Link. Legen Sie fest, wer für den Versand des Links und als Ansprechpartner für neuen Interessenten verantwortlich ist. Überlegen Sie, wer Zugang zu dem digitalen Treffen haben soll, und wie Sie sicherstellen können, dass nur berechtigte Personen dazu kommen können. Teilen Sie den Zugangs-Link also nur mit berechtigten Personen und sichern Sie den Meeting-Raum sofern möglich über ein Passwort ab. Machen Sie die Teilnehmenden darauf aufmerksam, dass der Link nicht an Dritte weitergegeben werden darf.

Wenn auch Menschen zum Treffen dazu kommen können, die noch nicht bekannt sind, empfiehlt es sich, vorab ins Gespräch zu gehen. So kann beispielsweise über ein Telefonat abgeklärt werden, mit welchen Erwartungen und Anliegen sich jemand beteiligen möchte. Und die interessierte Person kann über die Absprachen der Gruppe zur Vertraulichkeit informiert werden.

Stellen Sie den Zugangslink nur Personen zur Verfügung, die die Vereinbarungen zur Vertraulichkeit kennen und in diese eingewilligt haben (z.B. mit einer Formulierung wie dieser: „Mit dem Anklicken des Zugangslinks akzeptieren Sie unsere Regeln zum Schutz der Vertraulichkeit und die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise der Anwendung xy.“)

Der Link zu den virtuellen Treffen sollte immer nur denjenigen bekannt sein, deren Teilnahme gewünscht ist (der Link sollte also nicht auf Homepages oder anderswo im Internet veröffentlicht werden). Eventuell kann zusätzlich ein (wechselndes) Passwort vergeben werden.

Im virtuellen Raum ist es von großer Bedeutung, klare Regeln und Richtlinien festzulegen, um ein harmonisches und respektvolles Miteinander zu fördern. Regeln bei Videokonferenzen tragen dazu bei, unsere gemeinsamen Treffen angenehm, unterhaltsam und produktiv zu gestalten. Indem wir uns an diese Regeln halten, schaffen wir eine Atmosphäre des Vertrauens und der Freude, die unsere Verbindungen stärkt und bereichern. So wie auch bei herkömmlichen Gruppentreffen ist die Vertraulichkeit des Austausches zentral für das Gelingen digitalen Selbsthilfeaustausches. Allerdings ist es ungleich schwerer bei digitalen Treffen ein vertrauensvolles Miteinander auf zu bauen. Dies kann durch die Möglichkeiten unbemerkt Aufnahmen der Treffen zu machen und sensible Informationen zu speichern, erschwert werden. Diese Hemmschwelle besteht bei Gruppen die sich aus der analogen Welt bereits kennen möglicherweise nicht.

Treffen sich Menschen in digitalen Gruppen, bei denen sich die Beteiligten noch nicht kennen oder bei denen regelmäßig neue Personen dazu kommen, ist die Verunsicherung möglicherweise größer. Hier müssen Vorkehrungen getroffen werden. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, vorab telefonisch ein Gefühl dafür zu bekommen, mit wem man es zu tun hat und mit welchen Erwartungen die Person kommt. In diesem Telefonat kann auch bereits die Wichtigkeit der Vertraulichkeit erklärt werden.

Unsere Empfehlung ist, dass alle Beteiligten eine Vereinbarung zur Vertraulichkeit miteinander eingehen (siehe unten). Diese kann gemeinsam besprochen und ausgearbeitet werden. Diese Vereinbarung kann bei der erstmaligen Zusendung des Zugangslink angehangen werden mit dem Hinweis, dass man mit dem Anklicken des Links zusichert, sich an die Vereinbarung zu halten.

Sie sollten nie Ihnen unbekannte Personen in eine Videokonferenz lassen, ohne dass diese Ihnen vorab zugesichert haben, sich an die Vereinbarungen zur Vertraulichkeit zu halten.

Folgende Regeln können für die Vereinbarung sinnvoll sein:

• Der Zugangslink darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Nichts von dem, was besprochen wird, darf an Dritte weitergegeben werden.
• Es ist darauf zu achten, dass Dritte wie zum Beispiel Familienmitglieder den Bildschirm nicht einsehen und nicht mithören können.
• Das Anfertigen von Screenshots oder Audioaufnahmen von dem digitalen Treffen ist verboten.

Gegebenenfalls empfiehlt es sich, dass alle Teilnehmenden die Einstellung so vornehmen, dass unter ihren Bildern nur der Vorname zu sehen ist und einen neutralen Hintergrund wählen (z.B. eine weiße Wand; in machen Videokonferenzanwendungen kann ein virtueller Hintergrund eingestellt werden).

Wenn nicht auszuschließen ist, dass unbeteiligte Dritte ins Zimmer kommen, sollte unbedingt ein Head-Set benutzt werden.

Neben den Vereinbarungen zur Wahrung der Vertraulichkeit sollten Sie als Gruppe weitere Absprachen für die digitalen Treffen abstimmen. Vieles davon orientiert sich an den „normalen“ Gruppenregeln von Selbsthilfegruppen (einander aussprechen lassen; die Aussagen von anderen nicht bewerten).

Manche Regeln ergeben sich aber aus den Besonderheiten des digitalen Formats. Solche Regeln können sein, immer das eigene Mikrophon auszuschalten, wenn man selbst nicht spricht; im Chat bekannt zu geben, wenn man den eigenen Platz verlässt (um auf die Toilette zu gehen, sich einen Tee zu holen, nach dem Kind im Nebenraum zu gucken…) oder sich darauf zu einigen, dass alle versuchen, pünktlich zu kommen und auch immer für die Dauer des gesamten Treffens (mit ihrer Aufmerksamkeit) dabei zu bleiben. Die Gruppe kann zudem festlegen, ob es möglich ist, dass Teilnehmende die Kamera auslassen und ob/wie der Chat – zusätzlich zu dem was gesprochen wird – genutzt werden kann.

Virtuelle Gruppentreffen sind für viele Menschen anstrengender als Treffen von Angesicht zu Angesicht. Daher sollte darauf geachtet werden, die Dauer von digitalen Gruppentreffen nicht zu lang anzusetzen oder aber genug (lange) Pausen einzuplanen. Legen Sie vorab eine klare Begrenzung, ein klares Ende des digitalen Treffens fest (z.B. Montag, von 17-18:00 Uhr) und einigen sie sich darauf, dass alle pünktlich im digitalen Raum sind.

Wenn neue Personen zu den Treffen dazu stoßen, empfiehlt es sich, diese schon ein paar Minuten vorab kommen zu lassen, um organisatorische Fragen zu besprechen und die Technik zu testen (z.B. das Mikrophon). Wenn es häufig neue Interessierte gibt, empfiehlt es sich ggf. diese immer nur zu einem bestimmten Zeitpunkt dazu kommen zu lassen (bei wöchentlichen Treffen z.B. nur beim ersten Treffen des Monats), damit die Gruppentreffen nicht zu unruhig werden bzw. zu sehr von organisatorischen Fragen und dem gegenseitigen Kennenlernen bestimmt sind.

Grundsätzlich empfiehlt es sich die technischen und organisatorischen Fragen vom eigentlichen Gruppentreffen zu trennen.
Jedes Treffen sollte mit einer Begrüßung durch die*den Moderator*in beginnen. Sinnvoll ist, auch immer eine Blitzlichtrunde am Anfang und eine Schlussrunde einzuplanen. Nach der Blitzlichtrunde kann abgefragt werden, ob es ein Thema gibt, das besprochen werden soll. Ggf. empfiehlt es sich, gemeinsam einen Themenfundus anzulegen, auf den zurückgegriffen werden kann.

Auch im digitalen Raum können Gruppentreffen durch spielerische Elemente aufgelockert werden. Ideen für geeignete Spiele sind im Internet zu finden (Internetsuche nach „Spiele und Videokonferenzen“).

Wenn die Gruppe sehr groß ist, kann es eine gute Idee sein, dass Treffen zwischendrin in Kleingruppen aufzuteilen (sofern die verwendete Videokonferenz-Software das zulässt).

Nicht alle Mitglieder von Selbsthilfegruppen haben Erfahrungen mit digitalen Gruppentreffen und Videokonferenzsoftware. Nicht alle haben ein geeignetes Gerät zur Verfügung. Und nicht alle Menschen tun sich mit der Nutzung von digitalen Geräten leicht. Für Selbsthilfegruppen besteht die Herausforderung darin, alle mitzunehmen beim Weg in den digitalen Raum.

Um diejenigen mitzunehmen, die keine geeigneten Geräte haben, empfiehlt sich eine VK-Software, bei der man auch per Telefon teilnehmen kann. Dies kann auch ein guter erster Schritt sein, um Hemmungen abzubauen, bei Gruppenteilnehmenden, die mit der Computernutzung fremdeln.

Sinnvoll sind „Übungssitzungen“, bei denen ungeübte Gruppenteilnehmende vorab zu dem eigentlichen Gruppentreffen die Chance haben, sich mit der Nutzung der Software vertraut zu machen. (Die anleitende Person und die neue Person starten jeweils bei sich die Software; parallel dazu erläutert die anleitende Person die notwendigen Schritte am Telefon.)

Immer dann, wenn digitale Gruppentreffen nicht ganz klein sind (3-4 Personen) ist eine Moderation wichtig. Ohne Moderation sind die Treffen oft zu unruhig und werden damit für viele unattraktiv. Eine aktive Moderation digitaler Treffen ist damit wichtiger als das bei normalen Selbsthilfegruppentreffen vor Ort der Fall ist.

Gleichzeitig besteht aber die Gefahr, dass die*der Moderator*in eine zu dominante Rolle bekommt – wie in der Schule, wo Lehrer*in Schüler*in aufruft und diese gewandt an Lehrer*in antwortet, weniger an die gesamte Gruppe gewandt. Es muss also immer darum gehen, möglichst gut alle Beteiligten miteinander ins Gespräch zu bringen.

Die Rolle der*des Moderators*in sollte am besten regelmäßig wechseln. Die Verantwortlichkeit sollte aber bereits im Vorfeld des Treffens festlegt werden, sondern kostet es zu viel Zeit im Treffen selbst.

Für die Moderation sind unterschiedliche Vorgehen denkbar:

• Die*der Moderator*in spricht die Teilnehmenden direkt an („nimmt dran“) – das kann hilfreich sein, weil bei Videokonferenzen die Ansicht bei den Teilnehmenden (wer wo sitzt) oft verschieden ist.
• Eine andere Variante ist, dass die*der Moderator*in nur die erste Person aufruft, diese dann die nächste Person aufruft und die*der Moderator*in lediglich im Blick behält, wer noch nicht dran war (so kann besser vermieden werden, dass die Rolle der*des Moderator*in zu dominant wird).
• Die Gruppe kann sich auch gemeinsam auf eine fiktive Sitzordnung im Kreis einigen – alle malen sich den Kreis auf und wissen dann, wer neben einem sitzt – Vorteil: erinnert vom Ablauf an einen normalen (analogen) Gruppenablauf.
• Ein ähnlicher Effekt lässt sich mit einem Redeobjekt erreichen: Jede*r sucht sich bei sich einen Gegenstand (Stift, Kaffeetasse…) und reicht den bei sich symbolisch andeutend aus dem Bild heraus („Ich bin fertig und gebe das Wort weiter an Claudia.“). Tipp: Die Beteiligten bitten, einen Gegenstand zu wählen, der ihnen etwas bedeutet (und am Anfang Bedeutung erklären lassen).

Die Gruppe sollte vereinbaren, wie Wortmeldungen erfolgen sollen (z.B. Hand heben, Buchstaben X in den Chat schreiben, …). Vielleicht möchten Sie auch verabreden, ob parallel zum Sprechen der Chat genutzt werden kann.

Um das Treffen abwechslungsreich zu gestalten, können Fragen dienen wie „Wenn du eine Wetterlage wärest, welche wäre das heute?“ oder „Was hast du heute schon Gutes für dich getan?

Wenn Sie als Moderator*in feststellen, dass immer die gleichen Personen sprechen, können Sie so vorgehen, dass eine Frage immer Reihum an alle geht. Oder die Gruppe vereinbart eine gesetzte Zeit für jede*n Teilnehmenden (z.B. nach 2 Minuten ist die*der nächste in der Runde dran.) Oder Sie sprechen die stillen Personen direkt an („Klaus – möchtest du zu der Frage auch noch was ergänzen?“).

Manchen Menschen fällt es im digitalen Raum schwerer, sich zu öffnen, Privates zu erzählen. Es gibt aber auch gegenteilige Berichte – nämlich dass sich für manche Menschen oder in manchen Situationen Nähe digital sogar besser herstellen lässt als bei normalen Gruppentreffen.

Folgendes hat sich bewährt:

Die*der Moderator*in sollte zu Beginn jeden Treffens nachfragen, wie die Bedingungen bei allen Anwesenden sind: Ob sie wirklich von einem Ort aus teilnehmen, der geschützt ist / nicht Dritten das Zuhören / -schauen erlaubt (ggf. Head-Set nutzen).

Bei digitalen Treffen gehen nicht-verbale Zeichen manchmal unter mit denen Menschen signalisierten, dass sie neugierig / verwundert / anteilnehmend / gekränkt / verärgert sind. Entsprechend muss daher aktiv Raum gegeben werden. Möglichkeiten dafür sind: Nach der Anfangs-Blitzlichtrunde (oder nach anderen Runden, bei denen alle reihum sprechen) kann es hilfreich sein, dass die*der Moderator*in noch mal in die Runde fragt ob es noch Rückfragen zu dem Gehörten gibt (jemand noch mehr wissen oder reagieren möchte).

Die Gruppe kann vereinbaren, aktiv auch non-verbale Rückmeldungen zu geben, wenn eine*r der Beteiligten etwas für sie*ihn Aufwühlendes / Wichtiges erzählt. Das kann z.B. so gehen: Über das Benutzen der Emojis / Symbol-Rückmeldungen (Herzchen, Klatschhände, Daumen hoch…) der Videokonferenzsoftware. Oder über analoge Elemente: Teilnehmende malen ein Herz auf ein Blatt Papier und halten es in die Kamera. Oder die*der Moderator*in macht regelmäßig eine Stimmungsabfrage, auf die die Teilnehmenden mit vereinbarten Handzeichen antworten (Daumen hoch; 1-5 Finger, je nach Stimmung).

Eventuell ist es sinnvoll, dass sich Gruppen auf Gesprächsregeln einigen, die das Miteinander befördern (Netiquette). Diese müssen aber von jede*r Gruppe selbst gefunden / entschieden werden, denn die Bedürfnisse können sehr unterschiedlich sein.
Beispiele für solche Regeln können sein: Alle kommen rechtzeitig oder geben zumindest rechtzeitig Bescheid, wenn sie sich verspäten. Alle sorgen für eine ruhige Atmosphäre, um sich auf das Treffen konzentrieren zu können. Alle haben ihre Kamera an (oder es ist okay, dass einige sie an Tagen, an denen es ihnen nicht gut geht, aus machen). Jede*r der den Platz verlässt / die Kamera während des Treffens ausmacht, schreibt im Chat warum („Hole mir kurz was zu trinken“; „Muss kurz zu meinem Sohn“). Alle machen ihr Handy für die Dauer des Treffens aus (oder das Handy darf an bleiben und die Teilnehmenden können regelmäßig darauf schauen). Im Chat kann parallel zum Gesprochenen auch geschrieben werden (oder der Chat wird nicht genutzt, um nicht von der sprechenden Person abzulenken). Die Gruppe verständigt sich auf ein Symbol, das jede*r hochhalten kann, wenn das Gesagte zu viel wird (Dauer, triggerndes Thema). Die Gruppe verabredet ein Symbol, das jede*r hochhalten kann, wenn sie*er eine Nachfrage zum Gesagten hat. (Gesprächsregeln können von der Gruppe gemeinsam oder in Kleingruppen gesammelt werden, z.B. über die Nutzung des Whiteboards).

Bei neuen Gruppen muss ggf. mehr Zeit als sonst üblich für das gegenseitige Kennenlernen eingeplant werden. Das geht gut in Kleingruppen (gesamte Gruppe zeitweilig in „Breakout Rooms“ aufteilen oder Partner-Interviews in „Breakout Rooms“).

Manchmal bewährt es sich, zusätzlich zu den (normalen) digitalen Gruppentreffen ab und an Treffen mit besonderen Formaten durchzuführen: zum Beispiel ein digitales Frühstück / Kaffee-Treffen, bei dem alle in entspannter Situation teilnehmen, gegessen werden darf und absichtlich Zeit für informelles Plaudern oder Kennenlernen ist. Oder ein Treffen das ausschließlich dafür da ist, den anderen „neugierige Fragen“ zu stellen („Nina, du hattest von deinem Umzug in Stadt xy berichtet. Darf ich dich fragen, was deine Gründe dafür waren?“).

Es sollte wiederholt darauf hingewiesen werden, dass es im digitalen Format schnell zu Missverständnissen kommen kann.
Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte immer wieder aktiv dazu eingeladen werden, nachzufragen, wenn einen was stört („Du guckst immer runter, das wirkt auf mich als seist du abgelenkt. Stimmt das?“). Dann stellt sich ggf. heraus, dass es nachvollziehbare Gründe dafür gibt (z.B.: „Das liegt daran, dass ich eure Bilder angucke, wenn ihr redet. Die Kamera an meinem Rechner ist aber am oberen Bildschirmrand. Daher sieht es aus, als ob ich auf die Tastatur gucke.“) Lieber einmal zu viel fragen!
Der*dem Moderator*in kommt eine große Verantwortung zu, Missstimmungen zu erkennen, nachzufragen und eventuell auch nachträglich als Vermittler*in zur Verfügung zu stehen.
Wenn die*der Moderator*in Eindruck hat, dass es jemandem nicht gut geht, kann sie*er auch schon während des laufenden Treffens per privatem Chat nachfragen. (Das geht besser, wenn es mehr als eine*n Moderator*in gibt.)

Es empfiehlt sich, darauf zu achten, dass das Treffen immer mit etwas Positiven endet (Methoden dafür können bei Selbsthilfekontaktstellen erfragt werden).

Spielerische Elemente haben sich ebenfalls für viele Gruppen bewährt (z.B. Warm Up-Spiele), siehe „Ablauf des Treffens“.

In der Videokonferenzanwendung legen Sie den Zeitpunkt für das Online-Treffen fest. Um in genau diesen digitalen Raum zu gelangen, gibt es in der Regel eine spezifische URL oder einen spezifischen Link. Bei einigen Videokonferenzanwendungen ist auch ein Passwort erforderlich. Diese Informationen (Zugangs-URL/-Link und Passwort) senden Sie an alle Teilnehmer, die daran teilnehmen sollen.Bei manchen Videokonferenzanwendungen ist es möglich, sich auch per Telefon einzuwählen. Wenn in Ihrer Gruppe also Personen sind, die nicht über die genannte Ausstattung verfügen, wählen Sie eine Anwendung mit Telefoneinwahl.

Es gibt eine Reihe verschiedener Videokonferenz-Software. Dabei ist zu unterscheiden zwischen solchen, die von einem Unternehmen „proprietär“ entwickelt wurden, wie zum Beispiel ZOOM, Cisco Webex oder MS Teams, und solchen, die auf Basis von Open Source-Anwendungen wie zum Beispiel BigBlueButton oder Jitsi Meet von Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen (zum Beispiel Universitäten) zur Verfügung gestellt werden. Häufig muss die Videokonferenz-Software auf dem eigenen Gerät installiert werden, manche lassen sich aber auch über den Browser nutzen (z.B. Jitsi Meet).

Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es keine eindeutige und abschließende Empfehlung für die „richtige“ Videokonferenz-Software für die Selbsthilfe. Bei der Auswahl sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, wie Nutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit, Datenschutz, Barrierefreiheit und Kosten. Es gibt nicht die eine Software, die alle diese Punkte gleich gut abdeckt. Die richtige Auswahl hängt damit immer davon ab, was geplant ist: Für ein digitales Gruppentreffen von 10 Menschen, bei dem es um private Themen geht, sollte eine Software mit einem hohen Datenschutzstandard gewählt werden. Für eine große Fachveranstaltung mit verschiedenen Programmformaten (z.B. Arbeit in Kleingruppen, Präsentationen) braucht es eine Software, die diese Funktionen bietet. Wenn es bei der Veranstaltung nicht um private Themen geht, ist es vertretbar, keinen ganz so hohen Datenschutzstandard anzulegen wie für Selbsthilfegruppentreffen. Wenn Menschen mit Einschränkungen teilnehmen, wie Seh- oder Hörbehinderungen, muss eine barrierefreie Software gewählt werden. Hier empfiehlt es sich, bei den entsprechenden Selbsthilfevereinigungen nachzufragen, mit welcher Software, Ausstattung und Einstellungen eine Teilnahme gut möglich ist.

Bei der Entscheidung für eine Videokonferenzanwendung sollte zudem darauf geachtet werden, dass alle Gruppenmitglieder „mitgenommen“ werden können. Damit auch Menschen ohne (neuere) Computer oder Smartphones teilhaben können, oder Menschen, die in Gegenden mit schwacher Internetanbindung leben, oder diejenigen, die mit technischen Anwendungen fremdeln, ist es gut, wenn die Videokonferenzanwendung es ermöglicht, sich auch per normalem Telefon einzuloggen.

Einige Selbsthilfekontaktstellen und landesweite Selbsthilfekoordinierungsstellen haben begonnen, eigene Angebote auf Basis der Open Source-Anwendungen BigBlueButton oder Jitsi Meet programmieren zu lassen und auf selbst angemieteten Servern zu hosten. Sie stellen diese Angebote Selbsthilfegruppen für digitale Gruppentreffen zur Verfügung. Ziel ist es, damit eine nicht-kommerzielle Alternative zu den Software-Angeboten großer Firmen zu bieten, bei der der Datenschutz möglichst hoch ist. Andere Selbsthilfekontaktstellen vermitteln Selbsthilfegruppen zu Servern von öffentlichen Einrichtungen, wie zum Beispiel Universitäten, die Jitsi Meet oder BigBlueButton hosten und kostenfrei zur Verfügung stellen.

Videokonferenzsoftware lassen sich über fast alle gängigen digitalen Endgeräte (z.B. PC, Tablet oder Smartphone) nutzen, die mindestens über ein Mikrophon oder sogar eine Kamera verfügen. Die Voraussetzung ist jeweils eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung.

Wenn Ihnen kein entsprechendes Gerät zur Verfügung steht, erkundigen Sie sich bei einer Selbsthilfekontaktstelle in Ihrer Gegend. Manche Selbsthilfekontaktstellen verfügen über Tablets und leihen diese Selbsthilfegruppen aus.

Haben Sie nur eine schwache Internetverbindung? Dann versuchen Sie, während der Videokonferenz die Kamera auszuschalten. Prüfen Sie, ob das WLAN-Signal stark genug ist. Stellen Sie eine Verbindung zum Router über ein Kabel her. Möglicherweise ist eine Internetverbindung über das Mobilfunknetz stabiler, sofern das genutzte Endgerät dazu fähig ist und ein ausreichendes Datenvolumen zur Verfügung steht (idealerweise unbegrenzt).

Bei der ersten Nutzung der Videokonferenzsoftware kann es nötig sein, dass Sie in den Einstellungen des Geräts auswählen, dass die Software Zugriff auf das Mikrophon und die Kamera nehmen darf.